Nguồn: https://tinhte.vn/threads/tim-hieu-ve-erp-giai-phap-phan-mem-quan-ly-da-nang-dung-trong-cac-doanh-nghiep.2254525/
Enterprise Resource Planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ cho anh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào.
1) ERP là gì?
Trước khi bắt đầu thì mình muốn nói sơ về lịch sử của ERP một chút. Từ này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ xài cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.
Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng app riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Bình thường, khi người đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.
Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ở tít Bình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.
ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền.
Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.
2) ERP có thể giúp các công ty như thế nào?
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
3) Tổng kết một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:
Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,...
Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu thôi, chứ thật ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi mà mình không thể nào kể hết ra đây được.
4) Các loại ERP
Hiện nay có nhiều công ty đang áp dụng ERP trong công việc của mình. Ví dụ như Thế Giới Di Động. Trong một bài phỏng vấn hồi năm 2009, công ty này chia sẻ rằng họ đã tự xây dựng ERP của mình với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân sự cho đến quản lý các món hàng cũng như việc bảo hành.
Nếu không xài giải pháp cây nhà lá vườn như TDGĐ thì các công ty có thể tìm kiếm những giải pháp được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp (hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến). Chúng ta có thể kể đến một số phần mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite. Đây là 3 tên tuổi ERP “lừng danh” và bộ phần mềm của họ nhắm đến những công ty vừa và lớn. Mình được biết Boeing có xài Infor ERP LN và nhờ hệ thống này mà họ có thể sản xuất và kinh doanh thành công mẫu máy bay 787 Dreamliner. Infor cũng đang có hơn 4500 khách hàng, từ các công ty tầm trung cho đến TOP500.
Doanh nghiệp nhỏ hơn thì có thể dùng Dynamics ERP của Microsoft, ERP của IBM và một số những thương hiệu khác. Một vài công ty phần mềm Việt Nam cũng có bán ERP cho các công ty bên ngoài. Tuy nhiên, những giải pháp nói trên đòi hỏi phải chi khá nhiều tiền, dao động từ vài chục nghìn cho đến cả triệu USD. Chính vì thế, nếu những công ty nhỏ hay cửa hàng muốn xài ERP thì có thể dùng những ERP mã nguồn mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP… Tất nhiên việc tùy biến cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu doanh nghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn.
Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiên bản di động cho ứng dụng của mình. SAP, Infor ERP LN và một số hãng lớn khác đều cung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh. Bạn chỉ cần có smartphone là có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình.
Về quy trình đưa ERP vào công ty, các hãng như Microsoft, SAP, Infor cũng có đại diện để đi bán triển khai và tùy biến phần mềm tùy theo nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên đó chỉ là một phần rất nhỏ, còn hầu hết các hãng sẽ bắt tay với những đối tác (là công ty bên thứ ba) để bán, tinh chỉnh ERP cũng như tích hợp ERP vào quá trình hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Thời gian để triển khai ERP có thể chỉ mất vài tháng, nhưng cũng có khi lên đến cả năm trời.
5) Hạn chế của ERP
Chúng ta hãy quay trở lại những phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận như đã nói ở trên. Quy trình xài nhiều phần mềm lẻ tẻ như thế có thể không hiệu quả, nhưng nó đơn giản. App cho bên tài chính thì lo việc tài chính, app cho bên nhân sự thì lo về nhân sự, những rắc rối gì xảy ra bên ngoài phần mềm đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của người khác. Còn với ERP, chuyện này không còn như vậy nữa. Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa. Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phải update những thông tin này luôn. Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa. Nếu họ không làm như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền.
Ngoài ra, con người thường không thích thay đổi, trong khi ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới. Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác. Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì bạn chỉ đang phí tiền mà thôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ của mọi người, bởi bạn đang thay thế phần mềm mà mọi người quen xài với một hệ thống không ai chịu (hoặc không ai có thể) dùng.
Mình còn biết thêm được một hạn chế về ERP khi nói chuyện với một chuyên gia, cũng về vấn đề con người. Vì ERP minh bạch hóa mọi thứ, tất cả đều được hệ thống quản lý nên chuyện tham nhũng rất khó xảy ra, và chính điều này khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sử dụng phần mềm mới. Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng” của mình. Đây cũng là điều mà các công ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.
Chưa hết, ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả với các phân hệ của chính mình. Có một số công ty chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, thế nên họ mới dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán chẳng hạn) để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để cho ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng.
Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là những người lãnh đạo không rành về hệ thống. Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình, và chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai. Phải giải quyết cho được mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nó vốn có.
10 điều cần biết về ERP
Nguồn: http://gscom.vn/portal/20091204402/chuyende-erp/10-dieu-can-biet-ve-erp.html
Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp (DN) xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là: Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng phần mềm (PM) khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố 'Công ty chúng tôi dùng ERP' không?
1. ERP là gì?
Ý nghĩa của 3 từ ERP:
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ cho DN.
- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.
Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ 'lột xác', thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn 'chuẩn hóa dữ liệu'. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.
Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chính Nhân sự và Kho... Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho, và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.
ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể
Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
2. Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:
- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
4. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?
Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.
Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.
5. Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?
Để áp dụng đúng giải pháp ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành công ty của bạn là hoàn toàn tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của công ty bạn cao hơn các đối thủ khác, và khách hàng của bạn hoàn toàn hài lòng), trong trường hợp này thì không có lí do gì mà bạn phải quan tâm đến giải pháp ERP cả.
Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các mô đun ERP. Quá trình triển khai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là toàn bộ nguồn nhân lực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy cập vào các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụng ERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web. Do phần mềm này không cần phải được cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.
6. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?
Bảy nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:
6.1) Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.
6.2) Giảm lượng hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
6.3) Chuẩn hóa thông tin nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.
6.4) Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
6.5) Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
6.6) Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
6.7) Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP.
Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.
7. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn biết trước các quy trình hiện tại liệu có phù hợp với gói ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng và triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty từ bỏ những dự án ERP hàng triệu đô-la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được các quy trình kinh doanh chính của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: một là, họ có thể thay đổi quy trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hai là, họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quy trình kinh doanh hiện tại, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, phát sinh nhiều lỗi tiềm ẩn trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP sẽ khó khăn vì những phần tùy chỉnh (customization) và viết mới có thể không tương thích với phiên bản mới.
Cần phải nói là để đi đến được dự án ERP thì phạm vi và giá cả của dự án đủ để làm hầu hết các CFO bối rối. Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, sắp xếp lại các quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi thấy được những lợi ích mà ERP mang lại. Việc đánh giá chi phí đào tạo các quy trình mới cho người sử dụng có thể tạo ra các cú sốc, và vì thế có thể dẫ đến sự thất bại của việc xem xét yêu cầu tích hợp dữ liệu và chi phí mở rộng phần mềm để chỉnh sửa mẫu các báo cáo cũ. Một vài sơ sót trong việc dự trù ngân sách và hoạch định chiến lược có thể dẫn đến chi phí ERP tăng lên đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát nhanh hơn nhưng sơ sót trong hoạch định chiến lược của những hệ thống thông tin khác.
8. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán tổng chi phí sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. Các con số TCO bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những công ty có quy mô nhỏ, vừa và lớn theo nhiều ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô-la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô). Mặc dù thật khó để đưa ra con số chi phí chính xác từ nhiều loại công ty khác nhau và các kết quả ERP mang lại, Meta đi đến một thống kê chứng mình rằng hệ thống ERP là thật sự đắc đỏ nhưng sẽ không là vấn đề gì đối với những công ty vận dụng thành công hệ thống ERP.
9. Ngân sách cho ERP nên như thế nào?
Ở các thị trường phát triển, nơi hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng giải pháp CNTT trong quản lý, việc lập ngân sách tài chính cho IT hàng năm đã trở thành thông lệ. Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, DN thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, chính xác hơn là hệ số thu hồi vốn (ROI - Return On Investment). Sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam việc xác định đúng con số này không phải là chuyện đơn giản. Tuy vậy đây là bài toán đầu tư thông thường. Nếu doanh nghiệp xác định rõ được mục đích đầu tư và được cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp, họ có thể dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại. Ở đây, ngoài nhà cung cấp giải pháp, nhà tư vấn triển khai đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng xây dựng một lộ trình hợp lý cho việc triển khai hệ thống ERP, nói rộng hơn là một chiến lược CNTT cho doanh nghiệp.
10. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hóa việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ công ty hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay các đối tác. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng dự án là 31 tháng) sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.
ERP Open Source
https://github.com/mixerp
ERP and CRM
https://github.com/WebVella/WebVella-ERP
Open-source pluggable ERP and CRM software based on ASP.NET Core 1, MVC 6, AngularJS 1.5 (to be changed to RazorPages with ViewComponents) and PostgreSQL 9.6. Targets Linux or Windows as host OS.
Một số sản phẩm ERP ở Việt Nam
https://www.ecount.vn/
http://www.asoft.com.vn
ASP.NET CORE MVC
https://drive.google.com/file/d/1eFpglCkWJtBHhrvX2M9EI1N0ZxdK5HNL/view?usp=sharing
Articles
Custom ERP in Asp.Net MVC
Introduction to IdentityServer for ASP.NET Core
Asp.Net Core 2.0 MVC - Repository implementation by Alpha Programming
Asp.Net MVC CRUD Operations Using Datatable by Dotnet Mob
Tailored MVC Architecture for ERP Systems: When you have a critical business requirement
------------------------------------------------------------------------------------------
The Home repository is the starting point for people to learn about ASP.NET Core.
https://github.com/aspnet/home
------------------------------------------------------------------------------------------
ASP.NET Core Identity is the membership system for building ASP.NET Core web applications, including membership, login, and user data.
https://github.com/aspnet/Identity/
------------------------------------------------------------------------------------------
Partial views in ASP.NET MVC
http://www.tutorialsteacher.com/mvc/partial-view-in-asp.net-mvc
Partial views in ASP.NET Core (07/02/2018)
View or download sample code (how to download)
------------------------------------------------------------------------------------------
Video Token based authentication (JWT) in asp.net core 2.0 WebAPI
https://www.youtube.com/watch?v=vEU9SDmIvVY&t=657s
------------------------------------------------------------------------------------------
Work with SQL Server LocalDB and ASP.NET Core (08/07/2017)
https://docs.microsoft.com/en-us/aspnet/core/tutorials/razor-pages/sql?view=aspnetcore-2.1
------------------------------------------------------------------------------------------
Migrate authentication and Identity to ASP.NET Core 2.0
https://docs.microsoft.com/en-us/aspnet/core/migration/1x-to-2x/identity-2x?view=aspnetcore-2.1
------------------------------------------------------------------------------------------
ASP.NET Identity, stripped bare.
http://benfoster.io/blog/aspnet-identity-stripped-bare-mvc-part-1
http://benfoster.io/blog/aspnet-identity-stripped-bare-mvc-part-2
https://github.com/benfoster/NakedIdentity
------------------------------------------------------------------------------------------
ASP.NET Identity 2.2.1 ???
AspNetIdentity-SQL-Scripts.sql
https://gist.github.com/jeroenheijmans/8fa79427abc25a864cb055616644172f
ASP.NET Identity 2.1.0
The main focus of the ASP.NET Identity 2.0.1 release was to fix bugs and add SignInManager to make it easier to use security features such as Account Lockout, Two-Factor Authentication for login.
ASP.NET Identity 2.0.0
An overview of the new features in ASP.NET Identity 2.0.0, including two-factor authentication, account lockout, account confirmation, password reset, and more.
------------------------------------------------------------------------------------------
Introduction to Identity on ASP.NET Core (01/24/2018)
https://docs.microsoft.com/en-us/aspnet/core/security/authentication/identity?view=aspnetcore-2.1&tabs=visual-studio%2Caspnetcore2x
https://docs.microsoft.com/en-us/aspnet/core/migration/identity?view=aspnetcore-2.1
https://blogs.msdn.microsoft.com/webdev/2014/08/05/announcing-rtm-of-asp-net-identity-2-1-0/
------------------------------------------------------------------------------------------
Entity Framework (EF) Database-First Providers, Database Schema and Samples for ASP.NET Identity 2.0
https://github.com/kriasoft/AspNet.Identity
------------------------------------------------------------------------------------------
Take a look at these projects on GitHub:
https://github.com/kriasoft/AspNet.Identity - Identity Database Project + VS Template
https://github.com/kriasoft/AspNet-Server-Template - Sample / reference project
Which includes:
SQL Database Project Template for ASP.NET Identity 2.0
Entity Framework Database-First Provider(s)
Source Code and Samples
------------------------------------------------------------------------------------------
According to the ASPNET Identity Roadmap:
"By default, the ASP.NET Identity system stores all the user information in a database. ASP.NET Identity uses Entity Framework Code First to implement all of its persistence mechanism."
To me this is pretty lame, not to offer alternatives such as DB-first. Now I see the value in this project which offers a DB-first alternative.
https://github.com/kriasoft/AspNet.Identity
------------------------------------------------------------------------------------------
According to the documentation the security stamp is a random string value, so you can put in any string value in there. I haven't done it yet, but you could generate a random int value and parse it into a string and store it as your security stamp. With the next change of the user this value will be overwritten.
